Otočte službu Gmail na štíhlou, průměrnou produktivitu s těmito 15 tipy, triky a nástroji

Mnoho malých firem používá Gmail pro své e-mailové potřeby. To je to, co jsem udělal za poslední dva roky. A samozřejmě, asi každý má osobní Gmail účet.

Když jsem poprvé začal používat Gmail, byl jsem překvapen, jak náročné to mohlo být. E-mail, který jsem věděl, že jsem dostal jen před dnem, se zdál být skrytý. A oni to způsobí, že řetězce související e-mail dohromady mohou být opravdu matoucí (přinejmenším tomuto starému chlapci).

Naštěstí existuje spousta tipů a nástrojů, které vám pomohou zvýšit produktivitu vašeho Gmailu. Zatímco tento seznam se zaměřuje na e-mailové potřeby malých podniků, každý z nich může těžit z těchto zdrojů.

Funkce G-Mail, které byste měli používat

1. Štítky: Systém štítků Gmailu je jeho verze složek. Ale namísto nutnosti přetahovat e-maily do určité složky, můžete jen "označit" to. Pomocí této funkce můžete k e-mailu přiřadit jeden nebo více štítků, takže nabízí větší flexibilitu, pokud jde o možnosti třídění. Například pokud máte e-mail od svého šéfa, který se vztahuje k určitému klientovi, můžete ho označit pod svým šéfem i svým klientem. Pokud potřebujete vidět e-maily od vašeho šéfa, tento e-mail se objeví se všemi ostatními od něj. Totéž se stane, když se podíváte na e-maily od klienta. Štítky lze také připojit k e-mailům, které píšete ve složce Odeslané nebo Koncepty.

2. Vyhledávání operátorů: Jednou z věcí, které vám mohou usnadnit život při používání služby Gmail, je, že máte k dispozici výkonný vyhledávací nástroj, pomocí něhož můžete najít e-maily. Oboznámte se s operátory vyhledávání, například od :, do :, předmět :, nebo, a obsahuje: přílohu, abyste mohli snadno najít to, co hledáte. Kompletní seznam těchto vyhledávacích operátorů naleznete zde.

3. Prioritní schránka: Prioritní schránka zobrazuje, které e-maily jsou pro vás důležité. Pokud se jedná o to, Google skutečně dělá většinu práce pro vás, protože používá algoritmus, který zaznamenává e-maily, které běžně čtete a ty, které jste hráli. Zjistil jsem, že trvá nějaký čas, než se Gmail může naučit vašim preferencím. Ale jakmile to udělá, je tato funkce poměrně užitečná.

4. Filtry: Vždy vytvářet filtry, které vám pomohou automatizovat úkoly. Můžete například okamžitě předávat e-maily pocházející z určité e-mailové adresy do jiné e-mailové schránky. Nebo můžete mít všechny zpravodaje, které jste předplatily, poslané rovnou do archivu, aby nedocházelo k neporušenosti vaší schránky, což vám umožní později jej přečíst. Nebo můžete mít e-maily od šéfa okamžitě označené a označené jako důležité vytvořením příslušných filtrů.

5. Hvězdy: Ukázalo se, že je důležitá hvězda vedle konkrétního e-mailu.

Labs

A pak tam jsou Labs. Google vám umožňuje používat experimentální funkce a funkce, které byste mohli používat ve svém Gmailu.

Musíte povolit, aby laboratoře fungovaly. Chcete-li to provést, klikněte na ikonu Gears, která se nachází v pravé horní části stránky služby Gmail, a zvolte možnost Nastavení. Vyhledejte kartu Labs.

Chcete-li povolit konkrétní funkci Labs, stačí zaškrtnout políčko Povolit.

Mashable přišel se seznamem pozoruhodných Gmail Labs. Seznam obsahuje:

Právo chat: Chat G-Talk je dostupný v okně Gmailu. Ve výchozím nastavení se nachází v levé části obrazovky. Právo chat vám umožní přenést okno chatu G-Talk na pravou stranu obrazovky. To vám ukáže užitečné, chcete-li vidět všechny kontakty online.

Náhled kalendáře: Pokud používáte Kalendář Google ke správě plánu a spoléháte se na jeho schůzku, je tato laboratoř skvělým doplňkem e-mailu. Nemusíte chytit telefon nebo otevřít další okno, abyste zjistili, zda jste k dispozici pro tuto nečekanou pozvánku na kávu, že váš přítel právě upustil poštu.

Náhled dokumentu: Totéž, pokud používáte Dokumenty Google. Tento náhled zobrazuje vaše nejaktuálnější dokumenty, které vám umožňují kliknout na jednu, aniž byste opustili svůj e-mail.

Odeslat a archivovat: Pokud se zabýváte mnoha e-maily, můžete tuto funkci aktivovat. Umožňuje vám automaticky archivovat e-mailovou zprávu poté, co jste na ni odpověděli.

Auto-Advance: Tato funkce umožňuje rozhodnout, co bude G-Mail dělat poté, co jste odpověděli nebo odstranili e-mail. Měla by otevřít další zprávu nebo se vrátit do schránky?

Konzervovaná odpověď: Pokud máte standardní odpověď na některé e-maily, jako je odpověď na žádost o návrh nebo představení vaší společnosti, můžete tyto šablony uložit jako konzistentní odpověď. Po obdržení e-mailu můžete jednoduše kliknout na rozbalovací nabídku Konzultované odpovědi a zvolit příslušnou odpověď ze seznamu. Už žádné psaní dlouhých opakujících se e-mailů.

K tomu bych dodal:

Zrušit odeslání: Pokud jste si uvědomili, že jste odeslali e-mail nesprávnému příjemci nebo jste něco zapomněli, stále jej můžete zastavit. Jediným omezením je, že máte jen několik sekund po odeslání e-mailu, abyste ho mohli vrátit zpět.

Ikona ověřování ověřených odesílatelů: Platí pouze pro PayPal a eBay, ale tato laboratoř vám může pomoci vyřešit podvody typu phishing tím, že vám sdělí, zda e-mail pochází od autorizovaných odesílatelů nebo ne.

Chcete ještě nějaké další doplňky, které vám pomohou spravovat svůj Gmail? Pak si přečtěte a vyzkoušejte tyto nástroje, jak doporučuje Dani Fankhauser v Mashable:

6. BananaTag. Chcete-li vědět, zda váš šéf otevřel e-mail, který jste poslali a požádali jste o schůzku, abyste prodiskutovali zvýšení platu, měli byste použít Bananatag.Je to velmi podobné tomu, co používají obchodní partneři e-mailu, aby zjistili, kdo otevře svůj e-mail a získat metriky a data z e-mailových kampaní. Nyní je můžete používat s vaším účtem Gmail zdarma až pro pět e-mailů.

7. Odeslat z Gmailu. Není to nepríjemné, jak vidíte e-mailovou adresu na webu a kliknete na něj pouze proto, aby neměl Microsoft Outlook nebo jiné e-mailové klienty, které nepoužíváte vyskakovací okno? Díky této rozšíření pro Chrome by toto kliknutí vedlo k nové kartě, která vám umožní vytvořit e-mail pomocí účtu Gmail.

8. Zprávy. Už jste se divili, co tento konkrétní kontakt říká na Twitteru nebo Facebooku? Tento plugin prohlížeče můžete použít k zobrazení odkazů Twitter, LinkedIn a Facebooku vašich kontaktů. Je to trochu strašidelné ve vojeuristice.

9. Odložte. Pro ty, kteří mají ADD jako já (hey look, něco lesklý), tento nástroj funguje jako tlačítko snooze na novém úkolu, který vás zaujal, abyste se k němu mohli vrátit později. Můžete nastavit určitou hodinu nebo den. Po uplynutí určeného času dostanete oznámení, které vám umožní buď otevřít e-mail nebo naplánovat jiný čas.

10. Časovač pro Gmail. Mail Timer pro službu Gmail vám umožňuje přesunout na další e-mail, pokud na ni trváte 2 minuty. Také vám řekne, když máte zbývajících 30 sekund. Skvělé, že jste se pokoušeli, abyste příliš nestačili na jeden e-mail. Také skvělé, pokud váš den není dostatečně stresující a hledáte opravdovou výzvu. Samozřejmě, můžete vždy odložit, jestliže dvě minuty nejsou dost času!

11. Boomerang. Tento plugin vám umožňuje naplánovat posílání e-mailů později.

12. KeyRocket. Chcete-li dostat svou hlavu kolem mnoha zkratek, které vám Gmail pomáhá dobýt potopu e-mailu, stačí jednoduše nainstalovat KeyRocket, který vám pomůže seznámit se s klávesovými zkratkami pro věci, které děláte v Gmailu. Pokud jste se například pokoušeli vytvořit nový e-mail kliknutím na tlačítko pro psaní, objeví se vám a řekne vám, že pro něj můžete jen stisknout klávesu C. Samozřejmě musíte zapnout zkratky na kartě Nastavení.

13. Attachments.me. Tento plug-in umožňuje jednoduše vložit do e-mailu soubor, který ukládáte na Disku Google, Box, Dropbox nebo jiné úložné služby v cloudu, místo toho, abyste trávili čas jeho nahráním.

14. Pracovní skupina. Pokud chcete zpracovat e-maily jako položky na seznamu úkolů, pak je Taskforce pro vás. Tento plugin konvertuje vaše e-maily do úkolů nebo je jednoduše přidá k existujícímu úkolu.

15. Gmail Notifier. Pokud používáte klientské počítače pro vaše e-maily po dlouhou dobu, oceníte oznamovatele Gmailu, který vás informuje o novém mailu ve složce Gmail.

Docela hodně, myslíš? Všechny tyto zásuvné moduly mohou být ohromující, ale mohou usnadnit život s Gmailem. Kromě toho je nemusíte používat všechny. Jediné, co musíte udělat, je vybrat ty, které opravdu potřebujete, a ty, které budou velmi prospěšné pro vás a vaše podnikání.

Aktualizace: Ryan z Cash Money Life uvedl Sanebox v komentáři níže. Podívejte se na jeho recenzi Sanebox pro více informací.

Připomínky K Webu: