Jak sledovat vaše podnikání Finance jako Ninja

Obsah:

Jak sledovat vaše podnikání Finance jako Ninja
Jak sledovat vaše podnikání Finance jako Ninja

Video: Jak sledovat vaše podnikání Finance jako Ninja

Video: Jak sledovat vaše podnikání Finance jako Ninja
Video: Jobs CZ dabing 2013 2024, Březen
Anonim

Jak jsem sledoval příjmy a výdaje na podnikání se dramaticky změnil od doby, kdy jsem založil svou online společnost v roce 2007. To, co kdysi bylo bolestivým procesem s nejistými výsledky (vždycky jsem něco ztratil), trvá jen pár minut za měsíc. A výsledek je penny-perfektní účetnictví, které i moje daňová příprava obdivuje.

Tak jak to dělám? Používám tři jednoduché on-line účetní nástroje: Dropbox, Freshbooks a Outright.

Než se dostanu do toho, jak tyto nástroje používám, promluvme však o problémech, s nimiž mají malé podniky, pokud jde o účetnictví a finance. Než jsem zdokonalil svůj současný systém, narazil jsem na řadu dráždivých otázek:

  • Úspora příjmů: Mezi papírovými příjmy a e-mailem se snažil udržet je dobře organizovaný byl prakticky nemožný. Nakonec jsem se spoléhal na výpisy z platebních karet a na ověření záznamů o účtech, aby se můj výdaj spojil s daňovou dobou. Nejenže to byla noční můra zkušenosti, ale nedostatek potvrzení by mi mohl dát problémy s IRS.
  • Sledovací náklady: Moje výdaje jsou zpravidla buď účtovány na mou obchodní kreditní kartu, nebo na můj obchodní účet PayPal. Na konci každého roku jsem strávil dny, když procházel mými prohlášeními, abych se ujistil, že jsem nic nezmeškal.
  • Odeslání faktur: Zatímco nemám mnoho faktur, které můžu posílat každý měsíc, málokdo, koho posílám, bylo vždy bolest, kterou mohu vygenerovat. A pak jsem si nemohla vzpomenout, kdo zaplatil fakturu a kdo mi ještě dluží peníze.
  • Sledování zisku a ztráty: Kolik jste udělali tento měsíc? Tento rok? Pokud si nejste jisti, je problém. Snažil jsem se bojovat se sledováním mé ziskovosti. Teď vám mohu říct svůj zisk penny.

Zpět na Dropbox, Freshbooks a Outright. Pokud nejste s těmito nástroji obeznámeni, je zde stručný přehled:

  • Dropbox: Bezplatná služba, která vám umožní ukládat soubory do cloudu. Skvělé pro sdílení souborů s ostatními nebo pro zálohování informací v případě havárie počítače.
  • Čerstvé knihy: Nástroj pro fakturaci založený na cloudu.
  • Přímo: Software založený na cloudovém účetnictví.

Jak tedy mohu tyto nástroje používat v mé firmě?

Úspora příjmů

Převážná většina mých příjmů pochází z e-mailu. V minulosti bych uložil e-mail do složky s výdaji. Tento proces byl opravdovou bolestí a všechny příjmy by zmizely, kdyby se můj počítač někdy zhroutil.

Dnes převádím e-mail na pdf a uloží jej do složky s názvem "Příjmy 2012" v Dropboxu. Chcete-li vytvořit pdf, prostě "vytiskněte" svůj e-mail nebo přílohu do formátu pdf. Příkaz dávám popisnému názvu a jako umístění určíte složku Dropbox. Celkový čas uložení potvrzení je přibližně 15 sekund.

Máte-li mnoho papírových příjmů, doporučuji skener Fujitsu ScanSnap S1500. To je věc krásy. A použijete ji mnohem víc než příjmy. Převádí veškerý papír do formátu pdf. K dispozici je také verze skeneru pro ty, které běží na počítači Mac (což jsou všichni skvělí lidé).

Chcete-li to přejít na další úroveň, můžete vytvořit podsložky podle kategorie výdajů. A v době zdanění můžete svému účetnímu umožnit přístup do složky Dropbox, pokud je to nutné. Představte si, že nemusíte oznamovat daňovému účetnímu tónu papíru.

Sledovací náklady

Úspora příjmů je jedna věc, ale sledování výdajů v účetním balíčku je další. To je místo, kde Outright.com zobrazuje svou úžas. Převážná většina mých nákladů je účtována na kreditní kartu nebo na můj účet PayPal. Nebylo by skvělé, kdyby účetní software mohl automaticky vidět tyto náklady a zadat je pro nás? Vítejte v Outright.

Pomocí služby Outright můžete propojit účty platebních karet, účty PayPal a některé kontrolní účty. Kdykoli dojde k úhradě mého účtu kreditní kartou nebo PayPal, společnost Outright automaticky tuto cenu uloží a zaznamená.

Například tento měsíc jsem fyzicky nezahrnul žádné výdaje do Outright. Přesto existuje několik výdajů zaznamenaných přímo z účtu kreditní karty nebo PayPal:

Celkový čas na vycestování: 0 minut.
Celkový čas na vycestování: 0 minut.

Faktury zasílání a sledování

Kdysi jsem použil Quickbooks k vygenerování faktur. Kvůli složitosti softwaru jsem však vždycky považoval za nesmírně obtížné používat. S čerstvými knihami mohu vygenerovat fakturu doslova asi 20 sekund. Posílám všechny své faktury e-mailem, takže celý proces od začátku až do konce trvá méně než 30 sekund.

A Freshbooks vám dávají řídící prvek, který vám ukáže, kolik jste dlužní a kdo pozdě zaplatí fakturu:

Image
Image

Sledování příjmů

Poslední kus hádanky je sledování příjmů. Zapamatujte si ty faktury, které zasílám prostřednictvím Freshbooků? Hádejte, co se stane, když mi klient zaplatí a zapíše tuto platbu do Freshbooků kliknutím na tlačítko? To je správně; je automaticky zaznamenána v příjmovém účtu jako příjem.

Ale ne všechno je broskve a krém. Většina mého příjmu nevyžaduje fakturu. V důsledku toho nikdy neprochází novinami. A kvůli bezpečnostním prvkům účtu mého podnikání nemohu propojit účet se společností Outright. V důsledku toho musím ručně zadat nějaký příjem přímo do Outright. Dělám to na konci každého měsíce a trvá to asi 10 minut. A to je jediná ruční část fakturačního a účetního procesu.

Většina bank se však může integrovat se společností Outright.Ale i při manuálním procesu, který procházím na konci každého měsíce, je celkový čas na sledování mých obchodních financí po celý měsíc asi 20 minut.

Chcete-li se podívat na nástroje, které používám ke spuštění mé firmy, navštivte Dropbox, Freshbooks a Outright.

Doporučuje: