E-mail je opravdová bolest. Většina z nás má více e-mailových účtů. Doručená pošta může snadno nahromadit nevyžádanou poštu, což často vede k ztrátě nebo zapomenutí důležitého e-mailu. Pro mnohé, doručená pošta nula není ničím jiným než snem.
To mě nedávno zasáhlo domů. Mám čtyři primární e-mailové účty, které sleduji. Jeden je pro práci, dva jsou pro tento web a jeden je osobní účet. Když jsem spustil Dough Roller Money Podcast, dal jsem svůj e-mail a povzbudil posluchače, aby napsali otázky nebo připomínky. Dobrou zprávou je, že jsem obdržel doslova tisíce e-mailů od lidí. Špatnou zprávou je, že jsem obdržel doslova tisíce e-mailů od lidí.
Můj primární e-mailový účet pro těstoviny měl pravidelně 300 až 500 e-mailů. Bralo mi víc než měsíc, než jsem odpověděl na e-mail. Něco bylo třeba udělat.
Prozkoumala jsem jak strategie, tak i nástroje, které mi pomohou spravovat doručenou poštu. Tento článek a podcast pokrývají jak strategii, kterou jsem zjistil jako účinnou, tak i některé nástroje, které mi pomohly na cestě.
Dvojdílný problém
Řešení e-mailu představuje problém s dvěma částmi:
- Co děláte se stovkami (nebo tisíci) e-mailů aktuálně v doručené poště
- Jakmile se dostanete do schránky Zero, jak tam zůstanete
Příjezd do složky Doručená pošta
Existuje staré rčení v bankovním sektoru, které jde takto - Pokud dlužíte banku 1 milion dolarů, je to váš problém; pokud dlužíte banku 1 miliardu dolarů, je to problém banky. E-mail je stejný způsob.
Existuje velký rozdíl mezi jednáním se schránkou s několika stovkami e-mailů a tisíci e-mailů. Podíváme se na obě situace
Stovky e-mailů: To je to, čeho jsem čelil s mým e-mailem. Rychle jsem dospěl k závěru, že se musím podívat na každý e-mail a reagovat na mnohé z nich. Bude to těžká práce, a tak jsem se ujal následujícího přístupu:
- Práce ve fázích: Stejně jako moje tipy na produktivitu pro ty, kteří pracují doma, řešil jsem svůj e-mail v bloku času. Odložil bych 30 minut na práci s e-mailem, počínaje nejstarší zprávou a pokračováním v práci.
- Odhlásit odběr: Odhlásil jsem se na téměř každý e-mail, který byl součástí předplatného. Pravděpodobně jsem si udržel jednu z deseti. Trvání dalších odběrů trvá několik sekund, ale v budoucnu to znamená mnohem méně e-mailů.
- Smazat: Reakce na e-mail je časově náročná. Zatímco některé e-maily vyžadují odpověď, mnoho z nich ne. Kdybych nemusel reagovat, neudělal jsem to.
Tento jednoduchý proces mě dostal z několika stovek e-mailů do doručené pošty nula za týden.
Tisíce e-mailů: Pro ty, kteří mají tisíce (nebo desítky tisíc) e-mailů, takový konvenční přístup nemusí fungovat. V těchto situacích používám jadernou možnost:
- Archiv: Archivovat všechny emaily starší než dva týdny. Samozřejmě můžete vybrat jinou mez, ale pro mě to fungovalo dva týdny. Archivuji e-mail v Gmailu, ale můžete jej jednoduše přesunout do složky. Cílem je ignorovat tento e-mail, ale nechat ho k dispozici prostřednictvím vyhledávání klíčových slov.
- Prohlížení zbývajícího e-mailu: Postupujte podle výše popsaného postupu a proveďte práci s ostatními emaily.
Existují některé nástroje, které vám mohou pomoci bez ohledu na to, jak je vaše doručená pošta plná. Na konci tohoto článku se podíváme na ty.
Pobyt v doručené poště
Příjem do schránky nula je jen polovina bitvy. Jakmile přijdeš, musíš tam zůstat. Zde je návod:
- Vyberte si čas: Dejte email jednou až třikrát denně. Jednání s e-mailem vyžaduje čas. Kontrola e-mailu každých 10 minut zapříčiní vaši produktivitu. Když v těchto nastavených časech nekontroluji svůj e-mail, často se z něj vyhýbám, abych se vyhnul pokušení.
- Jeden dotyk: Klepnutím na každý e-mail pouze jeden. "Dotknutí" zahrnuje čtení. Pokud to budete číst, řešíte to.
- Odhlásit odběr: Pokračujte v odebírání e-mailů, které nepotřebujete. Zvažte nevyžádanou e-mailovou adresu, kterou zřídka kontrolujete předplatné a nákupy online.
- Buďte flexibilní: Ne vždy se dostanu do doručené pošty každý den. Někdy si budu zachovat e-mail na několik dní jako připomínku něčeho důležitého.
Nástroje pro e-mail
- Gmail: Bezpochyby nejlepší e-mailovou službu. Služba Gmail zpracovává nevyžádanou poštu spamu a, jak uvidíme níže, existuje mnoho doplňků třetích stran, které zvyšují funkčnost služby Gmail.
- Unroll.me: Skvělá služba, která dělá dvě věci- (1) vám pomůže snadno odhlásit e-mailové služby; a (2) přijímá předplacené e-maily, které chcete, a každý den je rozbalí do jednoho e-mailu.
- E-mailová hra: Tento bezplatný nástroj je skvělý způsob, jak pracovat s množstvím e-mailů. Je čas vašeho pokroku a dáme vám dávkové procesní e-mail ve skupinách po 100.
- Boomerang: Tento placený doplněk má několik užitečných funkcí, včetně možnosti naplánovat posílání e-mailů později a odeslat e-mail z doručené pošty a nechat si je "bumerang" vrátit za několik dní.
- Hledat "Gmail Add Ons": Ve vašem oblíbeném vyhledávači vyhledejte Gmail Add Ons. Najdete zde stovky skvělých nástrojů, které vám pomohou lépe spravovat doručenou poštu.
Dodatečné zdroje
- 15 Produktivita služby Gmail
- Top 7 Aplikace pro finance a produktivitu pro iPad
- 5 jednoduchých strategií, jak zůstat produktivní pracovat z domova (vsadili jste, že jste nikdy nepomysleli na číslo 5)